Dokumenty wymagane podczas kontroli UDT, co przygotować przed wizytą inspektora?

Prowadzenie każdego przedsiębiorstwa to nie tylko przyjemności i realizacja swoich pomysłów, ale przede wszystkim ogromna odpowiedzialność za ludzi, ich bezpieczeństwo, a także duża ilość papierologii i terminów, których niedopilnowanie grozi wysokimi karami. Dodatkowe obowiązki mają właściciele firm w których znajdują się się urządzenia dźwignicowe. Z naszych obserwacji wynika, że wiele firm bardzo się troszczy o bezpieczeństwo swoich pracowników, a zaniedbania na tym obszarze nie wynikają ze złej woli, ale z faktu, że bardzo często dokumentacja zawiera formalne braki lub błędy, co może skutokowac karami. Aby uniknąć kar, a także czuć się bezpiecznie w przestrzeni hali, w której znajdują się urządzenia dźwignicowe, warto dobrze przygotować się do kontroli. Kontrola Urzędu Dozoru Technicznego (UDT). Jeśli dobrze przygotujesz swoją dokumentację, taka kontrola będzie miłym spotkaniem w ciągu dnia pracy, a nie ogromnych stresem. Odpowiednie przygotowanie dokumentacji pozwala sprawnie przejść kontrolę, skraca czas jej trwania i minimalizuje ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Dlatego nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę, lub coś „przy okazji”. W dokumentach dotyczących urządzeń dźwignicowych zawsze warto mieć porządek, ponieważ jest to świadectwo tego, że dbasz o bezpieczeństwo swoje i swoich pracowników. Pamiętaj, że kontrolom UDT podlegają m.in. suwnice, żurawie (w tym żurawie wieżowe, samojezdne, stacjonarne i przenośne), wciągniki, wciągarki, podesty ruchome, dźwigi osobowe i towarowe, wyciągi towarowe oraz urządzenia transportu bliskiego wykorzystywane do podnoszenia i przemieszczania ładunków. Wszystkie powyższej wymienione urządzania muszą mieć solidnie i rzetelnie prowadzoną dokumentację. I spójrz również na to szerzej, podczas takiej kontroli, czy w rzetelnie prowadzonej dokumentacji, możesz zauważyć jakąś nieprawidłowość urządzania, czy usterkę, która dzięki solidnie prowadzonej dokumentacji, może być szybko wykryta, a to może być kluczowe w przyszłości do uniknięcia np. jakiegoś wypadku lub groźnej awarii. Przy bałaganie w papierach, możesz to przeoczyć….

Zobacz poniżej, jakie dokumenty warto przygotować przed przyjazdem inspektora.

Dlaczego dokumentacja UDT jest tak ważna?

Podczas kontroli inspektor UDT ocenia nie tylko stan techniczny urządzenia, ale również sposób jego eksploatacji oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Brak wymaganych dokumentów będzie oznaczać dla Ciebie dodatkową pracę , czyli konieczność uzupełnienia dokumentacji, wyznaczeniem dodatkowego terminu kontroli, a w niektórych przypadkach nawet wstrzymaniem eksploatacji urządzenia. Ale umówmy się, że raczej nikt nie może pozwolić sobie na taką sytuację, bo wstrzymanie eksploatacji urządzenia dźwignicowego to realna strata finansowa wynikająca z przestoju. Dlatego warto zadbać, aby w dokumentach się wszystko zgadzało.

Jakie dokumenty należy przygotować do kontroli UDT?

Przygotowaliśmy dla Ciebie listę wymaganej dokumentacji, która oczywiście zależy od rodzaju urządzenia. Możesz ją potraktować jak swego rodzaju check listę, która pomoże przygotować wszystkie niezbędne dokumenty. W telegraficznym, ale esencjalnym, skrócie poniżej znajdziesz najczęściej wymagane są następujące dokumenty: podczas kontroli UDT:

Decyzja zezwalająca na eksploatację urządzenia

To jeden z najważniejszych dokumentów, którego nie może zabraknąć! To podstawowy dokument potwierdzający, że urządzenie zostało dopuszczone do użytkowania przez UDT. Powinien być aktualny i dostępny do wglądu podczas kontroli. Nawet nie wiesz ile razy spotkaliśmy się z sytuacją, że ten jeden z najważniejszych dokumentów, gdzieś się zapodział…

Księga rewizyjna urządzenia

Jest to jeden z najważniejszych dokumentów prowadzonych przez cały okres eksploatacji urządzenia. Zawiera on wszystkie istotne informacje dotyczące przeprowadzonych badań, kontroli, oraz decyzji wydanych przez UDT. Dzięki temu dokumentowi łatwo sprawdzi historię urządzenia i otworzyć czy było ono prawidłowo kontrolowane i eksploatowane.

Dokumentacja techniczno-ruchowa (DTR)

DTR zawiera informacje dotyczące budowy urządzenia, jego parametrów technicznych, zasad użytkowania, konserwacji oraz zaleceń producenta. Mówiąc prościej, to “ instrukcja obsługi”, która instruuje nas jak korzystać z urządzenia, jak o niego dbać, na co zwracać uwagę podczas codziennej pracy. Podczas kontroli dokument pozwala sprawdzić, czy dane urządzenie jest użytkowane zgodnie z wymaganiami producenta. Dokument ten jest niezbędny zarówno dla użytkownika, jak i inspektora.

Protokoły z przeglądów i konserwacji

Każde urządzenie dźwignicowe wymaga regularnych przeglądów i konserwacji, aby mogło bezpiecznie pracować. Tak, że urządzenie działa nie oznacza, że nic nie musimy z nim robić! Konserwacja jest konieczna, aby utrzymać dane urządzenie w jak najlepszej kondycji jak najdłużej. Regularna konserwacja jest obowiązkowa. Podczas kontroli należy przedstawić protokoły potwierdzające wykonanie przeglądów przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje. Protokoły są dowodem, że urządzenie jest nie tylko prawidłowo używane, ale również regularnie kontrolowane i odpowiednio konserwowane.

Protokoły z napraw i modernizacji

Jeżeli urządzenie było naprawiane lub modernizowane lub były wymieniane podzespoły należy przygotować dokumentację potwierdzającą zakres wykonanych prac oraz ich zgodność z obowiązującymi wymaganiami. Dokument powinien również zawierać potwierdzenie wykonawcy odpowiedzialnych za przeprowadzenie prac. Taki dokument nie rozmywa odpowiedzialność za wykonane prace, ale jasno określa kto wykonał naprawę lub modernizację co jest bardzo istotne, gdy tego typu działania zlecasz na zewnątrz.

Uprawnienia operatorów

Każda osoba, obsługująca urządzenia dźwignicowe musi mieć by do tego przeszkolona i posiadać specjalistyczne uprawnienia. Podczas kontroli UDT należy mieć w firmie aktualne dokumenty potwierdzające kwalifikacje operatorów. Osoby obsługujące urządzenia objęte dozorem technicznym powinny posiadać zawsze aktualne kwalifikacje. Dzięki temu można potwierdzić że urządzenie jest użytkowane przez osoby posiadające odpowiednią wiedzę i doświadczenie, co ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo pracy. W przypadku urządzeń dźwignicowych nie ma miejsca na przypadek, tu muszą pracować ludzie, którzy wiedzą co robią, bo ich wiedza i profesjonalizm są elementem bezpieczeństwa.

Uprawnienia konserwatorów

Warto pamiętać, że bezpieczeństwo zależy nie tylko od samego sprzętu, ale również do osób, które ten sprzęt na co dzień obsługują i dbają o ich sprawność i konserwacje. Urządzenia dźwignicowe mogą być obsługiwane tylko przez osoby, które posiadają odpowiednie uprawnienia i zostały przeszkolone i przygotowane do obsługi tego typu urządzeń. Inspektor może również poprosić o dokumenty potwierdzające kwalifikacje osoby odpowiedzialnej za konserwację urządzenia. Brak takich dokumentów może oznaczać konieczność dodatkowego wyjaśnienie lub uzupełniania formalności, a tego każdy wolałaby uniknąć, szczególnie wtedy, gdy urządzenie powinno normalnie pracować, a nie czekać na brakującą papierologię, bo każdy wie, że przestój to realna strata finansowa dla przedsiębiorstwa.

Protokoły z badań elektrycznych

W przypadku urządzeń zasilanych energią elektryczną często wymagane są aktualne pomiary ochronne oraz protokoły potwierdzające sprawność instalacji elektrycznej. Potwierdzają one, że instalacje elektryczne urządzenia zostały sprawdzone oraz działają prawidłowo i bezpiecznie. W dokumentach powinny znajdować się informacje dotyczące wykonanych pomiarów, sprawdzenia zabezpieczeń oraz stanu technicznego instalacji. Przeprowadzanie regularnych kontroli elektrycznych pozwala wykryć ewentualne nieprawidłowości. A nieprawidłowości to nie tylko awarie urządzeń dźwignicowych, ale również pożary, które są ogromnym zagrożeniem dla całego zakładu.

Jak przygotować się do kontroli UDT?

Przed wizyta inspektora zrób inwentaryzację dokumentów Ten proces ułatwi Ci nasza check lista, która umieściliśmy dla Ciebie na górze. Nie zostawiaj tego na ostanią chwilę, jeśli w dokumentacji pojawiają się braki, będziesz potrzebować kilka dni na ich uzupełnienie. Daj sobie na sprawdzenie wszystkiego kilka dni. Szczególnie zwróć uwagę na takie detale jak: brak aktualnych wpisów w księdze rewizyjnej, nieaktualne protokoły konserwacji, wygasłe uprawnienia operatorów, brak dokumentacji po wykonanych naprawach, nieprzestrzeganie terminów badań okresowych.

Dzięki szybkiej inwentaryzacji dokumentów szybko zlokalizujesz ewentualne braki, które możesz jeszcze uzupełnić przed wizytą inspektora.

Odpowiednie przygotowanie dokumentów przed kontrolą UDT to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale również element skutecznego zarządzania bezpieczeństwem w przedsiębiorstwie. Regularne prowadzenie dokumentacji, terminowe wykonywanie przeglądów oraz dbałość o kwalifikacje personelu pozwalają uniknąć niepotrzebnych problemów i zapewniają ciągłość pracy urządzeń. Dla wielu przedsiębiorców, z którymi współpracujemy wizja kontroli UDT wydaje się przytłaczająca, dlatego postanowili oni outsorsingowa ten temat na zewnątrz.

W swojej ofercie posiadamy usługę, która pozwala przejąć odpowiedzialność za przygotowanie i koordynację działań związanych z badaniami UDT. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoja dokumentacja jest prowadzona prawidłowo, a wszystkie ważne kwestie związane z formalnościami są dopilnowane i pozostają pod kontrolą. Dlatego nie warto tego tematu zostawiać na ostatnią chwilę, my zajmiemy się tym z największa starannością, a Ty będziesz mógł spać spokojnie Drogi Przedsiębiorco!